XSPACE - XCALENDAR - Tạo cuộc họp lặp lại in

Sửa đổi trên: Fri, 12 Tháng 4, 2024 tại 10:25 SA

Để thiết lập cuộc họp lặp lại, bạn thao tác theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập vào https://xspace.base.vn/calendar, trỏ chuột vào nút Tạo mới >> chọn Tạo cuộc họp lặp lại

Bước 2: Điền thông tin cuộc họp lặp lại:

• Tên cuộc họp

• Người được mời: thành viên tham gia cuộc họp

• Người theo dõi

• Tần suất lặp lại: Hàng tuần/Hàng tháng

•  Ngày lặp lại: Lặp lại hàng tuần bạn chọn thứ có cuộc họp lặp lại (VD: thứ 2, 3, 4). Lặp lại hàng tháng bạn nhập ngày diễn ra cuộc họp (VD: ngày 10,15,20)

• Cách sinh cuộc họp: Hàng ngày/Cuối chu kỳ cuộc họp (chi tiết xem ở cuối bài)

• Ca tự động tạo cuộc họp lặp lại: Sáng (7:00AM), Chiều (13:00PM), Tối (20:00PM), Đêm (23:59PM). Bạn muốn chọn khung giờ nào thì cuộc họp sẽ được sinh ra vào đúng khung giờ đó

• Ngày bắt đầu chu trình lặp lại: là ngày hệ thống bắt đầu sinh cuộc họp tự động, giờ diễn ra cuộc họp

• Thời lượng cuộc họp

• Ngày kết thúc chu trình lặp lại: là ngày hệ thống dừng sinh cuộc họp tự động

• Trạng thái: Mở/Đóng. Trường hợp cần tạm ngừng tạo cuộc họp, bạn có thể chuyển trạng thái Đóng

• Tùy chọn nâng cao:

- Kết luận cuộc họp:

+ Không tích: Không ai có quyền đưa ra kết luận  của cuộc họp

+ Có tích => Tag tên người có quyền đưa ra kết luận của cuộc họp

- Yêu cầu chuẩn bị trước: Có các lựa chọn sau

+ Không bắt buộc

+ Bắt buộc với tất cả mọi người: Bắt buộc với những người tham gia

+ Người được chọn => Tag tên người đó

- Có thể mời khách ngoài tham dự: Sau khi tạo xong cuộc họp sẽ hiển thị mục mời khách bên ngoài tham dự qua email

- Gửi email cho người tham dự và khách mời: Gửi email thông báo về cuộc họp cho những người tham gia

- Tổng hợp cuộc họp là bắt buộc: Hiển thị mục tag tên người có trách nhiệm tóm tắt cuộc họp

- Cho phép giao việc trên Wework

- Thành viên cần xác nhận sự tham dự

Cách sinh cuộc họp: Cuộc họp được sinh ra theo 2 cách là chạy hàng ngày hoặc cuối chu kỳ cuộc họp
1, Chạy hằng ngày: hệ thống sẽ dựa vào thời gian cài đặt "Ca tự động tạo cuộc họp lặp lại" để quét và sinh ra cuộc họp lặp lại gần nhất.
VD: Cài đặt Cuộc họp diễn ra vào 9h sáng thứ 2 và sáng thứ 6 hàng tuần, Ca tự động tạo cuộc họp lặp lại: 7h sáng
- 7h sáng thứ 2 hệ thống sẽ quét và phát hiện cuộc họp gần nhất vào 9h sáng thứ 2 => Hệ thống sinh ra cuộc họp vào 9h sáng thứ 2
- 7h sáng thứ 3, hệ thống quét và phát hiện cuộc họp gần nhất là 9h sáng thứ 6 => Hệ thống sinh ra cuộc họp vào 9h sáng thứ 6
- 7h sáng thứ 4, thứ 5, thứ 6 hệ thống quét và phát hiện cuộc họp gần nhất là 9h sáng thứ 6 , do cuộc họp đã được sinh ra vào sáng thứ 3 rồi nên hệ thống không sinh tiếp nữa
- 7h sáng thứ 7, hệ thống quét và phát hiện cuộc họp gần nhất là 9h sáng thứ 2 tuần sau => Hệ thống sinh ra cuộc họp vào 9h sáng thứ 2 tuần sau

2, Sinh ra cuối chu kỳ cuộc họp: Cuối chu kỳ cuộc họp hệ thống sẽ quét để sinh ra cuộc họp tiếp theo 

VD1: Cài đặt Cuộc họp diễn ra vào 9h  sáng thứ 2 và sáng thứ 6 hàng tuần, Ca tự động tạo cuộc họp lặp lại: 7hsáng

Do thời gian cuộc họp diễn ra (9h sáng) sau thời gian hệ thống tự động quét (7h sáng). Nên sau khi cuộc họp lúc 9h thứ 6 diễn ra thì hệ thống mới quét:
-7h sáng thứ 7, hệ thống sẽ quét và sinh ra 2 cuộc họp cho chu kỳ sau là : 9h sáng thứ 2 và thứ 6 tuần sau

VD2: Cài đặt Cuộc họp diễn ra vào 9h  sáng thứ 2 và sáng thứ 6 hàng tuần, Ca tự động tạo cuộc hp lặp lại: 13h chiều - 13h chiều thứ 6, hệ thống quét và sinh ra cuộc họp cho 9h ngày thứ 2 và 9h thứ 6

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No