Base Workflow: Báo cáo hệ thống in

Sửa đổi trên: Wed, 15 Tháng 3, 2023 tại 10:53 SA

Báo cáo hệ thống được sinh ra để đáp ứng nhu cầu cung cấp cái nhìn tổng quát về toàn bộ vận hành của cả doanh nghiệp. 

Để xem tổng quan báo cáo hệ thống, Owner có thể truy cập vào https://workflow.base.vn và chọn mục "Báo cáo hệ thống" trên thanh menu để xem

Giao diện báo cáo được chia thành 3 phần chính: Tổng quan, Báo cáo Workflow, Báo cáo Thành viên

Ở đầu trang có thanh filter chứa 4 lựa chọn, bao gồm: 

• Hiển thị tất cả danh mục (Categories): bộ lọc tích chọn các danh mục muốn xem 

• Hiển thị tất cả quy trình: bộ lọc tích chọn các quy trình muốn xem 

• Lọc theo: bộ lọc về thời gian, ảnh hưởng đến khoảng thời gian lựa chọn xem thông số của báo cáo

1. Ngày tạo: Dựa trên thời gian tạo nhiệm vụ 

2. Thời hạn: Dựa trên thời gian deadline của nhiệm vụ

• Ngày: Khoảng thời gian từ ngày đến ngày. Khi mới truy cập vào trang, hệ thống sẽ mặc định hiển thị báo cáo trong 30 ngày tính từ thời điểm xem báo cáo đổ về trước

Lưu ý: Trang báo cáo hệ thống sẽ hiển thị  tối đa 500 quy trình và 5000 nhiệm vụ

A. Tổng quan

- Thống kê toàn bộ dữ liệu của ứng dụng thông qua số lượng của: Danh mục (nhóm quy trình), quy trình, nhiệm vụ, thành viên. 

1. Danh mục

Mục đích: Thống kê về số liệu các phòng ban đang ứng dụng quy trình trên app (thường 1 category tương đương với 1 phòng ban)

Dữ liệu thể hiện: 

• Tổng số danh mục được tạo ra của 1 hệ thống

• Số lượng quy trình không thuộc danh mục nào (các nhóm khác)

Tính năng bổ trợ: Click vào từng con số thống kê để hiển thị danh sách chi tiết các nhóm tương ứng với từng quy trình. Cho phép search tên category và xuất dữ liệu ra file excel.

2. Workflows

Mục đích: Thống kê về số liệu các quy trình đang được ứng dụng trên app theo trạng thái 

Dữ liệu thể hiện:

• Tổng số lượng quy trình đang có trong hệ thống, chia theo 2 trạng thái: Mở và Đóng. Phần trạng thái này được đánh dấu ở “Quản lý workflows” 

Tính năng bổ trợ: Click vào từng số lượng thống kê để hiển thị danh sách quy trình chi tiết theo 2 trạng thái. Cho phép search tên quy trình và xuất dữ liệu ra file excel.

3. Nhiệm vụ

Mục đích: Thống kê về số liệu các nhiệm vụ đang hoạt động trên app → phân nhóm và đánh giá hiệu quả. Xử lý các nhiệm vụ chưa được giao cho người thực thi cụ thể  

Dữ liệu thể hiện: 

Tổng số lượng nhiệm vụ trên hệ thống chia theo 2 trạng thái:

• Giao cho: Các nhiệm vụ đã được giao và giao cho người cụ thể 

• Chưa giao cho ai: Các nhiệm vụ đã được tạo nhưng chưa giao cho ai

Tính năng bổ trợ: Click vào từng số lượng thống kê nhiệm vụ để hiển thị danh sách nhiệm vụ chi tiết theo 2 trạng thái. Cho phép search và xuất dữ liệu ra file excel.

4. Thành viên

Mục đích: Thống kê về số liệu thành viên trong DN đang sử dụng app → đánh giá hoạt động của nhân sự sử dụng. Nắm được các nhân sự nào đang là người sở hữu, hoặc đóng vai trò quan trọng trong xử lý các quy trình   

Dữ liệu thể hiện: 

Tổng số thành viên trong hệ thống đang sử dụng app. Chia theo 3 loại nhân sự 

• Đóng vai trò quản trị quy trình

• Đóng vai trò quản trị giai đoạn

• Đóng vai trò người thực thi trong giai đoạn 

Lưu ý: Tổng số thành viên có thể không bằng tổng của 3 loại nhân sự trên do 1 người có thể đóng nhiều vai trò 

Tính năng bổ trợ: 

Click vào từng số lượng thống kê thành viên để hiển thị danh sách chi tiết theo 3 tab dạng nhân sự. Cho phép search và xuất dữ liệu ra file excel.

B. Báo cáo Workflow

- Phản ánh chi tiết từng quy trình đang hoạt động như thế nào, có dữ liệu để so sánh giữa các quy trình với nhau, giúp đánh giá và kiểm soát được hoạt động của DN xoay quay nhiệm vụ, trạng thái nhiệm vụ và deadline của nhiệm vụ đó trong quy trình.

1. Trạng thái nhiệm vụ

Mục đích: Thống kê số liệu về tình trạng các nhiệm vụ, từ đó đánh giá trình trạng của hoạt động cả DN. Nhìn nhận lại kết quả nhiệm vụ ở những phần thất bại và quá hạn. 

Dữ liệu thể hiện: 

Tổng số nhiệm vụ đang có trên hệ thống. Chia theo 4 trạng thái: 

• Trong thời hạn: Nhiệm vụ đang được xử lý ở trong 1 giai đoạn nhất định (từ giai đoạn 1 → trước Done/Failed) và các nhiệm vụ này vẫn đang ở trong thời hạn cho phép, hoặc không có thời hạn 

• Quá hạn: Đang được xử lý ở trong 1 giai đoạn nhất định (từ giai đoạn 1 → trước giai đoạn Done/Failed) và các nhiệm vụ này đã vượt quá thời hạn cho phép của giai đoạn. 

• Done: nhiệm vụ đang nằm trong giai đoạn Done - đã hoàn thành

• Failed: nhiệm vụ đang nằm trong giai đoạn Failed - đã thất bại

Tính năng bổ trợ: 

- Hiển thị danh sách nhiệm vụ chi tiết theo 4 tab trạng thái khi click vào tổng số lượng thống kê của nhiệm vụ theo trạng thái. Cho phép search và xuất dữ liệu ra file excel.

2. Workflow hoàn thành nhiều nhất

Mục đích: Đưa ra bảng xếp hạng giữa các quy trình đang có tình trạng hoạt động ổn định. Giúp người quản lý nhanh chóng nắm được những tình hình quan trọng để có hành động tiếp theo giữa 1 số lượng quy trình lớn  

Dữ liệu thể hiện: 

Top 5 quy trình, tính ở thời điểm hiện tại : 

• % hoàn thành của workflow = (Tổng số nhiệm vụ nằm trong giai đoạn Done của 1 quy trình / Tổng số nhiệm vụ của cả quy trình) * 100 

• Số nhiệm vụ hoàn thành sắp xếp theo giá trị từ lớn → bé 

Tính năng bổ trợ:

Hiển thị danh sách nhiệm vụ chi tiết khi click vào tên quy trình hoặc số lượng thống kê nhiệm vụ tương ứng theo quy trình đó. Cho phép search và xuất dữ liệu ra file excel.

3. Workflow trễ hạn nhiều nhất

Mục đích: Đưa ra bảng xếp hạng giữa các quy trình đang có tình trạng hoạt động không ổn định. Giúp người quản lý nhanh chóng nắm được những tình hình quan trọng để có hành động tiếp theo giữa 1 số lượng quy trình lớn   

Dữ liệu thể hiện: 

Top 5 workflows, tính ở thời điểm hiện tại: 

• % nhiệm vụ bị quá hạn trong quy trình = (Tổng số nhiệm vụ nằm trong giai đoạn bất kì với trạng thái quá hạn của 1 quy trình / Tổng số nhiệm vụ của cả quy trình) * 100 

• Số nhiệm vụ quá hạn sắp xếp theo giá trị từ lớn → bé

Tính năng bổ trợ: 

Hiển thị danh sách nhiệm vụ chi tiết khi click vào tên quy trình hoặc số lượng thống kê nhiệm vụ tương ứng theo quy trình đó. Cho phép search và xuất dữ liệu ra file excel.

4. Thống kê các Workflow

Mục đích: Đưa ra bảng thống kê dữ liệu liên quan đến 1 quy trình để có cái nhìn tổng quát nhất, có thể đưa ra sự so sánh giữ các quy trình với nhau và xuất dữ liệu xử lý tạo ra báo cáo theo nhu cầu    

Dữ liệu thể hiện: tính ở thời điểm hiện tại   

• Tên quy trình: hoạt động như 1 đường link, khi ấn vào link sang báo cáo của quy trình đó 

• Giai đoạn: Tổng số giai đoạn có trong quy trình, tính cả giai đoạn Done và Failed

• Người thực thi: Tổng số thành viên được cài đặt là người thực thi của giai đoạn, tính theo đầu người → 1 người xuất hiện 2 lần ở 2 giai đoạn thì vẫn tính là 1 người thực thi 

• Nhiệm vụ: Tổng số nhiệm vụ trong 1 quy trình 

• Nhiệm vụ trong thời hạn: Tổng số nhiệm vụ đang trong giai đoạn hiện tại bất kì ngoài Done/Failed. Bao gồm các nhiệm vụ trong thời hạn, hoặc không có thời hạn

• Nhiệm vụ quá hạn: Tổng số nhiệm vụ đang thực hiện nhưng đã quá hạn tại 1 giai đoạn bất kì ngoài Done/Failed

• Nhiệm vụ Done: Tổng số nhiệm vụ đang trong giai đoạn Done

• Nhiệm vụ Failed: Tổng số nhiệm vụ đang trong giai đoạn Failed

• Tổng thời hạn (h): Tổng của tất cả thời hạn đã được cài đặt trong từng giai đoạn → Ước lượng về thời gian kỳ vọng hoàn thành 1 nhiệm vụ trong quy trình

• Thời gian trung bình (h): Tổng thời gian thực tế hoàn thành 1 nhiệm vụ sau khi đi qua các giai đoạn của quy trình

Công thức = [t(1) + t(2) + … + t(n)] / (n) 

                     Với t(n): Thời gian hoàn thành của nhiệm vụ (n) 

Thứ tự sắp xếp mặc định: theo ID của từng quy trình. Quy trình được tạo mới nhất thì lên đầu

Tính năng bổ trợ: 

• Hiển thị danh sách chi tiết từng mục tương ứng với từng quy trình khi click vào từng con số thông kê của quy trình đó. Cho phép search và xuất dữ liệu ra file excel.

• Có thể sắp xếp tất cả các cột của bảng 

• Có thể xuất excel dữ liệu toàn bảng 

C. Báo cáo Thành viên

- Có cái nhìn bao quát về năng suất của từng thành viên của hệ thống có tham gia vào hoạt động của các quy trifnh, từ đó đánh giá hiệu suất 

1. Báo cáo top thành viên 

Mục đích: Đưa ra bảng xếp hạng giữa tất cả những người thực thi nhiệm vụ. Giúp người quản lý nhanh chóng nắm được những trường hợp đặc biệt quan trọng để có hành động tiếp theo giữa 1 số lượng thành viên hoạt động rất lớn trên app    

Dữ liệu thể hiện: 

Top 5 thành viên, tính ở thời điểm hiện tại, bao gồm:

• Top người thực thi xuất sắc: % lần hoàn thành đúng hạn. 

Công thức = (Tổng số lần hoàn thành đúng hạn / Tổng số lần được giao việc) * 100

• Top người được giao nhiều nhất: Số lượng lần được giao việc nhiều nhất 

• Top làm muộn nhiều nhất: Số lượng lần hoàn thành muộn và số lần quá hạn

• Sắp xếp số công việc hoàn thành theo giá trị từ lớn → bé

Tính năng bổ trợ: 

• Hiển thị danh sách nhiệm vụ chi tiết tương ứng với từng quy trình khi click vào tên thành viên hoặc tổng số lần thực thi nhiệm vụ bên dưới tên thành viên đó. 

• Cho phép xuất dữ liệu ra file excel: Thời gian người thực thi được giao nhiệm vụ, Tên nhiệm vụ, Quy trình, Giai đoạn, Thời hạn, Thời gian quá hạn, ID nhiệm vụ

2. Thống kê tất cả thành viên

Mục đích: Đưa ra bảng thống kê dữ liệu liên quan đến 1 người làm job để có cái nhìn tổng quát nhất, có thể đưa ra sự so sánh giữa các nhân sự, đánh giá hiệu suất. Có thể export xuống để tự xử lý tạo ra báo cáo theo nhu cầu     

Dữ liệu thể hiện: tính ở thời điểm hiện tại 

• Người thực thi: Tên của người thực thi được đánh dấu là người thực thi của giai đoạn trong các quy trình

Công thức = (Tổng số lần hoàn thành đúng hạn / Tổng số lần được giao việc) * 100

• Số lần được giao: Tổng số lần 1 người được giao nhiệm vụ trong tất cả các giai đoạn, tính cả giai đoạn Done, Failed  

1. Giai đoạn Done + Failed: số lần 1 người được giao nhiệm vụ ở 2 giai đoạn này. Do 2 giai đoạn này là điểm cuối nên tự động tính vào hoàn thành đúng hạn 

2. Các giai đoạn khác: Số lần 1 người hoàn thành nhiệm vụ và sang giai đoạn tiếp theo trong đúng thời hạn của nhiệm vụ tại giai đoạn đó

• Số lần hoàn thành muộn: Số lần 1 người hoàn thành nhiệm vụ nhưng bị quá hạn và chuyển sang giai đoạn tiếp theo 

• Nhiệm vụ trong thời hạn: Số nhiệm vụ 1 người đang làm và vẫn đang trong thời hạn của nhiệm vụ trong giai đoạn

• Nhiệm vụ quá hạn: Số nhiệm vụ mà 1 người thực thi làm quá hạn của nhiệm vụ trong giai đoạn

• Số lần đánh dấu thất bại: Số lần mà người thực thi của nhiệm vụ tại giai đoạn cuối cùng trước khi chuyển sang giai đoạn Failed

• Số lần chuyển nhiệm vụ: Số lần nhiệm vụ bị chuyển lại từ giai đoạn bất kì, số lần tính cho thành viên thực thi nhiệm vụ tại giai đoạn có xuất phát hành động chuyển lại nhiệm vụ.  

VD: Move từ giai đoạn 3 → giai đoạn 2. Tính lần chuyển nhiệm vụ này cho người thực thi nhiệm vụ ở giai đoạn 3

• Thời gian trung bình (h): Thời gian trung bình 1 người thực thi dành ra để hoàn thành 1 lần được 

  giao cho nhiệm vụ trong quy trình

• Thời lượng (h): Tổng thời gian 1 người thực thi dành ra để xử lý tất cả các lần được giao cho nhiệm vụ trong quy trình

• Thời gian quá hạn (h): Tổng số thời gian vượt quá SLA của 1 người thực thi ở các lần được giao nhiệm vụ trong quy trình.

Tính năng bổ trợ: 

• Có thể sắp xếp tất cả các cột của bảng 

• Có thể xuất excel dữ liệu toàn bảng 

• Cho phép xuất dữ liệu ra file excel: Thời gian người thực thi được giao nhiệm vụ, Tên nhiệm vụ, Quy trình, Giai đoạn, Thời hạn, Thời gian quá hạn, ID nhiệm vụ

• Hiển thị danh sách chi tiết từng mục tương ứng với từng thành viên khi click vào từng con số thông kê của từng cột. Cho phép search và xuất dữ liệu ra file excel.

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No