Base Workflow: Báo cáo trong 1 quy trình in

Sửa đổi trên: Wed, 15 Tháng 3, 2023 tại 11:10 SA

Để xem tổng quan báo cáo của 1 quy trình, bạn truy cập vào https://workflow.base.vn/.. Sau đó click vào quy trình của bạn >> Chọn mục "Báo cáo" > Chọn bộ lọc thời gian để lọc báo cáo theo thời gian mong muốn.

Báo cáo quy trình được chia thành 4 tabs thể hiện thông số của cả quy trình như sau:

A. Tổng quan: Báo cáo tổng quan tình trạng hoạt động của quy trình

B. Thống kê các giai đoạn: Thống kê chi tiết về nhiệm vụ và công việc theo trạng thái ở mỗi giai đoạn

C. Thống kê người thực thi mỗi giai đoạn: Bảng dữ liệu thống kê chi tiết về nhiệm vụ từng người thực thi trong giai đoạn theo các trạng thái

D. Người thực thi theo nhiệm vụ: Bảng dữ liệu tổng hợp dữ liệu số lần được giao nhiệm vụ của tất cả những người thực thi trong quy trình

4 tab đều có chung 3 thanh filter ở đầu trang để thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm đúng thông tin mình cần, bao gồm:

• Hiển thị tất cả các giai đoạn: bộ lọc có thể lựa chọn các giai đoạn muốn xem (Trừ tab Tổng quan)

• Bộ lọc thời gian: để người dùng dễ dàng tìm kiếm thông số theo thời gian mong muốn

       Ngày tạo: Dựa trên thời gian tạo nhiệm vụ 

       Thời hạn: Dựa trên thời hạn của nhiệm vụ

• Ngày: Khoảng thời gian từ ngày đến ngày. Khi truy cập vào báo cáo, hệ thống sẽ mặc định hiển thị là 30 ngày tính từ thời điểm xem báo cáo đổ về trước

• Báo cáo có thể hỗ trợ hiển thị tối đa: 2000 nhiệm vụ

A. Tổng quan: Báo cáo tổng quan tình trạng hoạt động của quy trình

Bạn cần chọn bộ lọc thời gian để lọc báo cáo theo thời gian mong muốn.

1. Nhiệm vụ theo trạng thái của quy trình

a. Biểu đồ hình tròn thể hiện tổng số nhiệm vụ đang có trong quy trình tính tại thời điểm xem báo cáo được chia theo 4 trạng thái:

• Trong thời hạn:  Các nhiệm vụ đang được thực hiện, chưa hoàn thành trong thời hạn cho phép ở tất cả các giai đoạn.

• Quá hạn: Các nhiệm vụ đang được thực hiện, chưa hoàn thành vượt quá thời hạn cho phép ở tất cả các giai đoạn.

• Đã hoàn thành: Các nhiệm vụ đang ở giai đoạn Done

• Thất bại: Các nhiệm vụ đang ở giai đoạn Fail

b. Xem chi tiết danh sách nhiệm vụ của từng trạng thái: bạn click vào từng trạng thái sẽ hiển danh sách nhiệm vụ theo trạng thái đó

• Trong phần hiển thị danh sách nhiệm vụ này, bạn có thể dễ dàng tìm nhiệm vụ theo tên hoặc người thực thi nhiệm vụ tại ô tìm tìm kiếm.

• Xuất danh sách nhiệm vụ ra file excel theo từng trạng thái

• Không giới hạn hiển thị nhiệm vụ để hỗ trợ cho việc tìm kiếm

• Khi click vào từng nhiệm vụ đều sẽ điều hướng sang link của nhiệm vụ tương ứng trong tab mới.

2. Nhiệm vụ đã kết thúc

- Thanh tiến độ thể hiện tổng số nhiệm vụ đã kết thúc tính tại thời điểm xem báo cáo và chia làm 2 trạng thái kết quả:

• Done: Các nhiệm vụ đã hoàn thành và chuyển sang giai đoạn Done

• Fail: Các nhiệm vụ đã đánh dấu thất bại và chuyển sang giai đoạn Fail

- Số liệu hiển thị: Số nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc thất bại / Tổng số nhiệm vụ đã kết thúc

- Để xem chi tiết các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc thất bại, bạn click vào "Xem chi tiết"

3. Báo cáo lý do thất bại

- Báo cáo dạng danh sách thể hiện tổng số nhiệm vụ đã thất bại tính tại thời điểm xem báo cáo chia theo từng lý do

- Thứ tự sắp xếp: Số lần thất bại từ lớn -> bé

- Bạn có thể click vào từng lý do hoặc số liệu để xuất danh sách nhiệm vụ tương ứng.

4. Báo cáo theo nhãn

- Tổng số nhiệm vụ được gắn tag tính tại thời điểm hiện tại, chia theo từng loại tag

- Thứ tự sắp xếp: Theo số lần xuất hiện lớn → bé

- Bạn có thể click vào từng lý do hoặc số liệu để xuất danh sách nhiệm vụ tương ứng.

5. Hoạt động của quy trình theo thời gian

- Biểu đồ bao quát thông số được tích lũy cộng dồn, theo hướng tăng dần của 1 quy trình bao gồm các giai đoạn nối tiếp nhau, có điểm bắt đầu và kết thúc. 

- 3 phân khúc nhiệm vụ hiển thị trong biểu đồ:

•  Nhiệm vụ trong giai đoạn đầu: Tất cả nhiệm vụ đang nằm ở giai đoạn đầu tiên (khu vực màu vàng)

•  Nhiệm vụ đang xử lý: Tất cả nhiệm vụ được thực hiện từ giai đoạn 2 đến giai đoạn trước khi Done (khu vực màu xanh)

•  Nhiệm vụ đã kết thúc: Tất cả các nhiệm vụ ở giai đoạn Done + Fail (khu vực màu tím)

6. Phễu chuyển đổi:

- Biểu đồ hình phễu thể hiện tỉ lệ số nhiệm vụ cần được hoàn thành trong từng giai đoạn so với giai đoạn kế tiếp.

VD: Trong giai đoạn 1 thể hiện 4 nhiệm vụ cần được hoàn thành, giai đoạn 2 hiển thị 2 nhiệm vụ > Điều đó nghĩa là giai đoạn 1 đã chuyển được 1/2 số nhiệm vụ sang giai đoạn 2.

7. Nhiệm vụ theo trạng thái của từng giai đoạn

• % Số nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn: Tổng số nhiệm vụ đã từng hoàn thành đúng hạn của 1 giai đoạn / Tổng số nhiệm vụ đã từng ở giai đoạn

• % Số nhiệm vụ hoàn thành muộn: Tổng số nhiệm vụ đã từng hoàn thành muộn của 1 giai đoạn / Tổng số nhiệm vụ đã từng ở giai đoạn

• % Số nhiệm vụ trong thời hạn: Tổng số nhiệm vụ đang được làm trong thời hạn của 1 giai đoạn / Tổng số nhiệm vụ đã từng ở giai đoạn

• % Số nhiệm vụ quá hạn: Tổng số nhiệm vụ đang được hoàn thành nhưng quá thời hạn của 1 giai đoạn / Tổng số nhiệm vụ đã từng ở giai đoạn

 

- Bạn có thể xem chi tiết danh sách nhiệm vụ tương ứng với thông số từ 2 biểu đồ trên tại nút chuyển hướng

8. Top người thực thi xuất sắc, Top người thực thi nhiều nhiệm vụ nhất và Top người thực thi làm muộn nhiều nhất

1. Người thực thi xuất sắc: Danh sách Top 5 người thực thi có số lần có hoàn thành đúng hạn cao nhất

2. Người được giao nhiều nhất: Danh sách Top 5 người thực thi có số lần được giao nhiệm vụ cho nhiều nhất

3. Người làm muộn nhiều nhất: Danh sách Top 5 người thực thi có tổng số (thời gian hoàn thành muộn + thời gian quá hạn) cao nhất. Trong trường hợp tổng bằng nhau, người có số lượng quá hạn lớn hơn thì đứng bên trên.

• Tổng số thời gian hoàn thành muộn: số lần nhiệm vụ được chuyển sang giai đoạn bất kì khi đã quá thời hạn

• Tổng số thời gian quá hạn: số lần nhiệm vụ đang ở giai đoạn bất kì bị quá thời hạn.

- Bạn có thể xem chi tiết danh sách nhiệm vụ tương ứng với thông số từ 3 bảng thống kê trên tại nút chuyển hướng.

- Click vào từng số liệu bên dưới tên người thực thi để xem và xuất danh sách nhiệm vụ tương ứng

B. Thống kê các giai đoạn: 

- Thống kê chi tiết về nhiệm vụ và công việc theo trạng thái ở mỗi giai đoạn

- Các dữ liệu được chia làm 2 bảng:

• Thống kê số nhiệm vụ trong giai đoạn theo:

1.   SLA (h): SLA được cài đặt trong từng giai đoạn. Nếu không có SLA được cài mặc định thì thể hiện là rỗng (-) 

2.   Nhiệm vụ: Tổng số nhiệm vụ đã từng ở trong giai đoạn đó (khớp với số liệu ở hình phễu trong tab Tổng quan) 

3.  Tỉ lệ chuyển đổi (%) = (Tổng số nhiệm vụ ở giai đoạn sau) / (Tổng số nhiệm vụ ở giai đoạn trước) * 100

4.   Nhiệm vụ hoàn thành trong thời hạn: Tổng số nhiệm vụ đã hoàn thành trong giai đoạn đúng hạn, và các nhiệm vụ đã hoàn thành mà không có thời hạn. 

5.  Nhiệm vụ hoàn thành muộn: Tổng số nhiệm vụ đã hoàn thành nhưng quá hạn so với deadline trong giai đoạn

6.  Nhiệm vụ thất bại: Tổng số nhiệm vụ đã được chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn Fail.

7.  Nhiệm vụ trong thời hạn: (Tổng số nhiệm vụ chưa hoàn thành) - (nhiệm vụ đang làm trong thời hạn deadline của giai đoạn + các nhiệm vụ đang làm mà không có deadline). 

8. Thời lượng trung bình (h): Thời gian trung bình 1 nhiệm vụ được hoàn thành trong giai đoạn. 

    Công thức = [t(1) + t(2) + … + t(n)] / [n]
    Với t(n): Thời gian hoàn thành của nhiệm vụ (n) 

     n: Tổng số nhiệm vụ có trong giai đoạn

9. Thời lượng quá hạn (h): Thời gian quá hạn trung bình của 1 giai đoạn. 

                 Công thức = {[o(1) + o(2) + … + o(n)] + [L(1) + L(2) + … + L(x)]} / (x+n)

                   Với o(n): Thời gian quá hạn của nhiệm vụ quá hạn (n)

•  Thống kê số công việc trong giai đoạn theo:

1.   Tất cả công việc: Tổng số công việc của 1 giai đoạn, bao gồm tạo tự động + tạo thủ công

2.   Công việc tạo tự động: Tổng số công việc được sinh tự động. Phần này được cài đặt mặc định đối với mỗi giai đoạn

3.    Công việc tạo thủ công: Tổng số công việc được tạo trực tiếp trong nhiệm vụ 

4.    Công việc hoàn thành trong thời hạn: Tổng số công việc đã hoàn thành đúng hạn trong giai đoạn, và các công việc đã hoàn thành mà không có deadline 

5.   Công việc hoàn thành muộn: Tổng số công việc đã được hoàn thành nhưng muộn so với deadline 

6.   Công việc trong thời hạn: (Tổng số công việc chưa hoàn thành) - (công việc đang làm trong thời hạn deadline + các công việc không có deadline) 

7.  Công việc quá hạn: Tổng số công việc chưa hoàn thành và đã quá hạn deadline 

- Cho phép xuất danh sách tương ứng theo bộ lọc đã chọn

- Sắp xếp số liệu của bảng thống kê theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần 

C. Thống kê người thực thi mỗi giai đoạn

• Nhiệm vụ được giao: Số nhiệm vụ mà người thực thi này được giao trong 1 giai đoạn

• Hoàn thành đúng hạn: Số nhiệm vụ đã hoàn thành và chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong thời hạn, hoặc nhiệm vụ được hoàn thành mà không có thời hạn

• Hoàn thành muộn: Số nhiệm vụ đã hoàn thành vượt quá thời hạn cho phép và chuyển sang giai đoạn tiếp theo

• Trong thời hạn: Số nhiệm vụ chưa được hoàn thành và vẫn đang trong thời hạn xử lý, hoặc nhiệm vụ chưa được hoàn thành mà không có thời hạn

• Quá hạn: Số nhiệm vụ chưa được hoàn thành và quá hạn xử lý trong giai đoạn

• Đánh dấu thất bại: Số nhiệm vụ mà người thực thi này được giao cho tại giai đoạn trước khi chuyển sang Giai đoạn Fail

• Thời lượng trung bình (h): Thời gian trung bình mà người thực thi hoàn thành các nhiệm vụ được giao cho trong giai đoạn. 

                  Công thức = [t(1) + t(2) + … + t(n)] / [n] 

                  Với t(n): Thời gian hoàn thành job (n) 

                          n: Tổng số jobs được giao cho người đó

• Thời lượng quá hạn (h): Thời gian quá hạn của các nhiệm vụ hoàn thành muộn và quá hạn.

D. Người thực thi theo nhiệm vụ

• Bảng dữ liệu tổng hợp dữ liệu số lần được giao nhiệm vụ của tất cả những người thực thi trong quy trình 

• Số lần được giao: Tổng số lần 1 user được giao công việc trong tất cả các giai đoạn, tính cả giai đoạn Done, Failed 

• Số lần hoàn thành đúng hạn: bao gồm 2 trường hợp 

• Giai đoạn Done + Failed: số lần người thực thi được giao nhiệm vụ ở 2 giai đoạn này. Do 2 giai đoạn này là điểm cuối nên tự động tính vào hoàn thành đúng hạn 

• Các giai đoạn khác: Số lần 1 người thực thi hoàn thành nhiệm vụ và chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong đúng thời hạn của nhiệm vụ tại giai đoạn đó 

• Số lần hoàn thành muộn: Số lần người thực thi hoàn thành nhiệm vụ và chuyển sang giai đoạn tiếp theo nhưng khi đó đã quá thời hạn của nhiệm vụ tại giai đoạn đó 

• Nhiệm vụ trong thời hạn: Số nhiệm vụ mà người thực thi đang làm vẫn trong thời hạn của nhiệm vụ

• Nhiệm vụ quá hạn: Số nhiệm vụ mà người thực thi làm quá thời hạn trong giai đoạn

• Số lần chuyển về giai đoạn trước: Số lần người thực thi có nhiệm vụ bị chuyển lại về giai đoạn bất kì (trước giai đoạn hiện tại).   VD: Chuyển nhiệm vụ từ giai đoạn 3 → giai đoạn 2. Tính số lần chuyển nhiệm vụ này cho người thực thi tại giai đoạn 3 
  

• Số lần thất bại: Số lần người thực thi nhiệm vụ tại giai đoạn cuối cùng trước khi bị chuyển sang giai đoạn Failed 

• Thời lượng trung bình (h): Thời gian trung bình mà người thực thi dành ra để hoàn thành 1 nhiệm vụ trong quy trình

• Tổng thời lượng hoàn thành (h): Tổng thời gian người thực thi dành ra để xử lý tất cả các lần được giao nhiệm vụ trong quy trình

• Tổng thời lượng quá hạn (h): Tổng số thời gian xử lý tất cả các lần được giao nhiệm vụ trong quy trình mà bị vượt quá SLA (thời hạn)  của người thực thi 

Câu trả lời này có giúp ích cho bạn không? Yes No